Como perpetuar seu escritório de contabilidade

por Igor G. Furniel

Muitos dos escritórios de contabilidade que atendemos nos procuram com a mesma preocupação: Estou no comando de meu escritório de contabilidade que está na segunda ou terceira geração da família, gostaria de “passar a bola para frente” mas tenho medo de perder o negócio.

A preocupação é muito pertinente, pois quando analisamos o modelo de negócio de boa parte dos escritórios de contabilidade constatamos que a empresa gira muito em torno de seus sócios, pessoas referência do negócio, que trouxeram e mantêm boa parte dos clientes, que muitas vezes continuam ali pelo bom relacionamento ou pela confiança construída ao longo do tempo. Em muitos casos além de serem o pilar do relacionamento, os sócios ainda são a referência técnica do negócio, concentrando grande parte do conhecimento necessário para a empresa fluir bem. “Passar a bola para frente” em um cenário como este é, de fato, um grande desafio.

A solução para o problema não é a coisa mais complexa no mundo da administração, mas certamente demanda muita dedicação, paciência, tempo e desapego. Detalhei 10 passos que se bem executados mudarão dramaticamente a característica dos escritórios de contabilidade que vivem este problema.

1 – Identificar o potencial daqueles que te cercam. Este é o primeiro passo, olhar ao redor e identificar quem são as pessoas que poderão assumir novas responsabilidades em seu escritório. Para facilitar este trabalho faça uma lista das atividades que são executadas por você e seus sócios. Inclua tudo mesmo, você não pode correr o risco de não contemplar algo que seja vital para sua empresa. Com a lista feita avalie aqueles com potencial para assumir novas responsabilidades e atribua notas para cada pessoa. Sugiro que utilize as notas (3, 5, 7 ou 9).

 

Habilidades João Maria Pedro Antônio
A 5 7 3 9
B 3 5 7 5
C 7 7 9 5

 

Dentre os eleitos escolha aqueles que têm maior potencial para liderar os demais, não cometa o erro de delegar a ele todas as tarefas operacionais. A liderança já é uma grande responsabilidade. Veja, de acordo com as melhores notas que pode assumir cada uma das tarefas ou atividades operacionais.

Se sua estrutura é familiar recomendo que não tome a decisão simplesmente pelos laços familiares. Grandes empresários como Abílio Diniz criaram programa de capacitação e avaliação de pessoas da família que querem fazer parte do negócio. Para ter sucesso na sucessão ou perpetuação do negócio familiar é fundamental dar atenção à Governança Corporativa assunto que abordarei em outro artigo.

Os testes psicológicos e técnicas de coaching podem ajudar muito neste julgamento. Já vi algumas empresas escolhendo pessoas com o perfil excessivamente técnico para gerenciar. Neste caso o prejuízo é em dobro: Perderam um excelente técnico e ganharam um péssimo gestor.

Caso não encontre na sua empresa, pessoas com o perfil para levar o negocio adiante, não se desespere. Começar por criar o ambiente necessário, como verá nos próximo passos, e comece a atrair talentos.

Os velhos planos continuam a fazer sentido: Plano de Cargos e salários e Plano de Carreira. Deixe claro a todos que existe um plano para aqueles que se destacarem!

Não se esqueça da Meritocracia! As pessoas que se esforçam para alcançar resultados reais devem ser premiadas. Não se esqueça de estabelecer critérios objetivos no julgamento. Todo o jogo deve ter regras claras! E não podemos perder de vista que qualquer meta dentro da empresa deve estar relacionada ao foco do cliente.

2 – Prover treinamento para eliminar os Gaps. É importante que gaste este tempo com os treinamentos que, em alguns casos, podem ser demorados. Ao mesmo tempo que estiver desenvolvendo os futuros pretendentes vá implementando os próximos passos. Em uma pesquisa apresentada no 30º congresso brasileiro de treinamento e desenvolvimento, mostrou que as empresas brasileiras treinam os seus funcionários em média 16horas por ano, enquanto as empresas americanas oferecem 31 horas.

3 – Cuidar do planejamento estratégico. Está aí um item complexo para delegar. Um planejamento bem feito permitirá que você acompanhe melhor o desempenho de seu escritório e eventualmente auxilie as correções de rumo necessárias para garantir os resultados almejados. Vou me alongar um pouco neste item dando dicas detalhadas dos passos que precisa dar para construir um bom planejamento estratégico com seus sócios e os candidatos que escolheu no item 1:

3.1 – Defina / revalide a Missão de seu escritório. A Missão deve refletir a razão de ser de seu escritório, o porque vocês existem, o que fazem neste planeta. Não se preocupe em escrever palavras bonitinhas para agradar alguém, GARANTA que a Missão será comprada por seus colaboradores que terão tesão de cumpri-la. O jargão militar cabe muito bem neste momento “Missão dada é missão cumprida”. Veja alguns exemplos de missão e perceba o alinhamento com o negócio de cada uma das empresas abaixo:

  • TEMPLUM: “Contribuir para um país mais forte por meio de empresas mais fortes”;
  • GOOGLE: “Organizar as informações do mundo todo e torná-las acessíveis e úteis em caráter universal”;
  • MICROSOFT: “Ajudar as pessoas e empresas em todo o mundo a concretizarem todo o seu potencial”;
  • NIKE: “Vender artigos esportivos, buscando inovação tecnológica e proporcionando conforto para seus clientes”;
  • WALMART: “Vender por menos para as pessoas viverem melhor”;
  • DISNEY: “Fazer as pessoas felizes”.

3.2 – Defina / revalide a Visão de sua empresa. A Visão por sua vez, traduz como seu escritório quer ser reconhecido. Imagine que esteja ouvindo a conversa de estranhos que falam de sua empresa. O que gostaria de ouvir? Quais atributos?

  • TEMPLUM: “Ser a melhor empresa de consultoria do Brasil”;
  • GOOGLE: “Ser referência mundial em inovação e organização de conteúdo, agregando conhecimento e bem-estar à sociedade”;
  • MICROSOFT: “Disponibilizar às pessoas software de excelente qualidade – a qualquer momento, em qualquer local e em qualquer dispositivo”;
  • NIKE: “Ser uma referência em artigos esportivos mantendo assim um vínculo com qualidade de vida e de pessoas”;
  • WALMART: “Ser o melhor varejista do Brasil na mente e no coração dos consumidores e funcionários”;
  • DISNEY: “Criar um mundo onde todos possam se sentir crianças “.

3.3 – Defina / revalide seus Valores. Não cometa o erro grave de listar valores que agradem a sociedade. Você não está fazendo isso para agradar alguém. Os valores de sua empresa refletem as crenças, estabelecem limites e ajudarão seus administradores a tomar decisões, contratar pessoas e demiti-las, tudo com base nos valores. Estes devem ser fortes, vivenciados e percebidos por todos.

3.4 – Faça a análise SWOT (strenghts – forças, weaknesses – fraquezas, opportunities – oportunidades, threats – ameaças). É um recurso que vem auxiliando milhões de empresas em todo o planeta desde a década de 60. Tem como objetivo fazer uma análise rápida de ambiente (interno e externo). Comece olhando para dentro de sua empresa e pontue os pontos fortes e fracos. Liste os 6 ou 7 principais pontos, não se preocupe em fazer uma lista gigante pois é muito recomendado que a análise SWOT seja refeita ao menos uma vez por ano. Em seguida faça a análise do ambiente externo avaliando quais são as ameaças e oportunidades que cercam seu negócio. Para cada item atribua pontos (3, 5, 7 ou 9). Some os totais por categoria e verifique em qual quadrante da tabela sua empresa se encontra. Veja que sempre haverá a combinação de 2 fatores, um de ambiente interno e outro de ambiente externo.

Matriz SWOT 

Interpretando o contexto de sua empresa:

  • Desenvolvimento: Desenvolvimento de Mercado, de Produtos, Financeiro, de Capacidades, de Estabilidade, Diversificação;
  • Manutenção: Estabilidade, nicho, Especialização;
  • Crescimento: Inovação, Internacionalização, Parceria, Expansão;
  • Sobrevivência: Redução de custos, desinvestimento, Liquidação do Negócio.

3.5 – Crie um plano de ação. Durante este trabalho você e seus pares certamente identificarão pontos de melhoria, riscos e oportunidades que precisarão de atenção ao longo do tempo. Registre as ações em um plano de ação que deve conter no mínimo os seguintes elementos:

  • O que será feito?
  • Por que será feito?
  • Onde será feito?
  • Quando?
  • Por quem será feito?
  • Como será feito?
  • Quanto vai custa?
  • Já foi realizado?

 

3.6 – Estabeleça um orçamento departamental. Se você não estará mais no comando no dia a dia precisará de ferramentas para garantir que as receitas e despesas estão sendo executadas conforme planejado. Este é um outro grande drama de donos de escritório que não delegam a gestão financeira. Hoje os bancos disponibilizam sistemas que permitem acesso às contas com diferentes perfis de uso, o que traz muita segurança para você.

3.7 – Utilize seus conhecimentos. Costumo dizer que em “casa de ferreiro o espeto deve ser de aço inox”. Incrivelmente muitos escritórios de contabilidade não utilizam os recursos de contabilidade gerencial no próprio negócio.

4 – Criar novas formas para atrair novos clientes. Boa parte dos escritórios de contabilidade ainda captam novos clientes através da boa e velha indicação. Sem dúvida esta é e continuará sendo uma das melhores fontes de novas oportunidades de negócio pois o cliente que recomenda seus serviços já faz boa parte do trabalho comercial, convencendo o indicado que vocês são bons. O problema é que em geral a pessoa indica e recomenda o seu nome, assim fica quase impossível não dar atenção ao possível novo cliente o que restringe a força comercial e o relacionamento de sua empresa a você.

 

A saída para este problema é apelar para o marketing e criar novas fontes de atração de clientes. Existem dezenas de formas e técnicas para atrair as novas oportunidades mas vou me ater aqui às técnicas de marketing digital, que acredito e que já apliquei com sucesso em escritórios de contabilidade.

A sacada para você entrar para este mundo é entender como funcionam os mecanismos de busca e entender um pouco sobre o comportamento das pessoas que buscam por serviços na internet com interesse de compra. Que é muito diferente daqueles que buscam informações na internet para tirar dúvida, fazer pesquisa, etc. Se você quiser entender mais sobre este assunto recomendo que faça o download deste e-book que escrevi: http://www.templum.com.br/e-book-alavanque-suas-vendas/ ele está recheado de dicas práticas sobre este assunto.

5 – Contratar um vendedor. Isso mesmo, um vendedor. Esta dica é valiosa e transformou muitos escritórios de contabilidade que ajudamos. Não adianta querer tapar o sol com a peneira e ter um funcionário que desempenha vários papéis e entre eles o comercial, isso não funciona. Ter um vendedor é ter um profissional dentro de sua empresa com desejo de vender 100% do tempo, que dá atenção aos prospects, busca clientes, que quer ganhar dinheiro com você.

 

6 – Mapear os processos. É provável que os processos fluam razoavelmente bem em seu escritório pois já fazem o que fazem há muito tempo. Entretanto, é muito importante que você faça o mapeamento de cada processo existente em sua empresa. Um mapeamento bem feito dá para o administrador o domínio e detalhes suficientes para que o mesmo possa influir, melhorar, administrar bem cada etapa de todo o processo, assim quando problemas aparecerem a pessoa no comando terá mais segurança para tomar decisões.

Cada processo deve ser mapeado completando minimamente as informações:

  • Identificação do processo
  • Objetivo (o que se espera como resultado deste processo)
  • Responsável
  • Atividades chave do processo
  • Entradas (materiais, informações, recursos, requisições)
  • Saídas (materiais, informações, recursos, requisições)
  • Monitoramento (possíveis controles e pontos de checagem para medir e monitorar o desempenho do processo)
  • Conhecimentos Necessários
  • Documentos
  • Riscos Associados
  • Oportunidades

 

Caso tenha interesse em receber uma planilha que criamos para fazer o mapeamento de processos basta enviar um e-mail para igor@templum.com.br

 

7 – Criar procedimentos e instruções de trabalho. Você já deve ter percebido que estamos cada vez mais próximos das questões operacionais. Neste ponto a preocupação é garantir que existem registros que pormenorizam as tarefas. Nem sempre os procedimentos e instruções de trabalho precisam ser documentos escritos, é cada vez mais comum a utilização de vídeos tutoriais, áudios, podcasts, páginas web, cartilhas, entre outros exemplos.

O vital é que sua empresa consiga disponibilizar de forma organizada tudo aquilo que seus funcionários precisam para executar bem o seu trabalho. Em um escritório de contabilidade existem muitas tarefas rotineiras e repetitivas, entretanto há situações mais específicas ou complexas que se conduzidas com imperfeições podem gerar graves problemas para você e para seus clientes. É neste momento que um procedimento pode “salvar a lavoura”. Outra situação que demanda bons procedimentos é o treinamento de novos funcionários.  Imagine como será bom quando seus funcionários puderem consultar passo a passo o que fazer a cada situação, tarefa ou procedimento!

Uma boa solução para resolver esta questão é a adesão à programas de qualidade como o  PQC

 

se pensa em criar vídeos tutoriais recomendo utilizar o software Cantasia que utilizamos aqui na Templum. É bom, barato e fácil de usar

 

8 – Automatizar o máximo possível. Por incrível que pareça ainda hoje milhares de contadores perdem tempo e dinheiro digitando ou redigitando, classificando e organizando os lançamentos individuais de cada um de seus clientes. Se você realmente quer a perpetuação de sua empresa terá que optar uma das dezenas de soluções que existem no mercado para auxiliar o seu trabalho e ainda melhorar sua prestação de serviços para seus clientes. Vou deixar registrado aqui duas soluções que conheço e recomendo: a Questor e a Nibo, ambas foram criadas pensando em facilitar suas rotinas e melhorar a interface entre você e seu cliente.

 

Outra solução que uso e sempre recomendo para automatizar o atendimento ao cliente é o Zendesk, líder mundial no assunto. Com o Zendesk sua empresa terá controle absoluto das requisições de clientes, níveis de resposta, índice de satisfação, entre outros. Esta empresa possui ainda uma solução incrível para atendimento via Chat que se chama Zopim

 

|Não há qualquer tipo de interesse comercial ou beneficiamento de qualquer natureza nestas indicações, elas realmente contribuirão para seu negócio|

 

9 – Se associar e participar ativamente de uma rede. Acredito muito no velho ditado que diz que “duas cabeças pensam melhor do que uma”. Participando de uma rede séria que se preocupa com a evolução de seus associados e do segmento polpa muito tempo de pesquisa, fortalece sua marca e engrandece seu escritório. Acompanhei de perto reuniões da RNC (Rede nacional de contabilidade) e me surpreendi bastante com o nível dos encontros.

 

10 – Comunicar os clientes. Seus clientes precisam saber o que está acontecendo com sua empresa, que estão mais profissionalizados, que há muito mais gente para fazer o que eles precisam e que você não é o centro das atenções. Pode doer um pouco, mas você precisa ter consciência que antes dos donos, dos sócios ou acionistas vem a empresa, que tem personalidade, que deve ser autônoma. Quando seu cliente perceber isso ele ficará ainda mais seguro e orgulhoso de ter a contabilidade na mão de uma empresa top!

Crie uma estrutura empresarial que funcione mesmo que você não esteja presente. A estrutura deve ter qualidade! O “encantamento” deve estar incorporado a cultura da empresa e não apenas restrito a um profissional. Faça com que os clientes acreditem na estrutura. Promova o rodízio dos responsáveis pelo atendimentos e monitore para que a qualidade seja mantida.

 Estes 10 passos são os primeiros valiosos passos de dezenas ou centenas de passos que precisamos dar para garantir a perpetuação de nossos negócios. A dica importante é sair da inércia e fazer diferente. Claro que o desconhecido ou o novo trazem insegurança ou medo mas certamente os benefícios são gigantescos e o percurso até lá é no mínimo uma aventura prazerosa que só trará benefícios para você e sua empresa!

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