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Gestão do tempo da liderança no escritório contábil

O excesso de mudanças nas obrigações contábeis aliado a falta de tempo para as atualizações tem gerado uma forte dor de cabeça aos gestores de contabilidade. Atender as mudanças é crucial para acompanhar o ritmo evolutivo do setor e garantir que a empresa não perca o seu potencial competitivo. Por outro lado, é preciso manter o ritmo de trabalho no escritório para ter certeza que tudo estará no controle. Nesse cenário, manter-se atualizado pode ser uma tarefa difícil, mas é de responsabilidade da empresa contábil tornar isso viável. Então, será que é possível conseguir se atualizar frente a todas as novas regras e exigências do governo sem deixar de lado a gestão da empresa? A resposta é: sim.

Para te ajudar nesse processo, daremos dicas simples e práticas para resolver o problema de uma vez por todas e permitir que o seu escritório contábil tenha a força competitiva necessária para se destacar no mercado.

1. Tenha uma rotina planejada

Todo escritório contábil necessita de uma gestão estratégica planejada para dar certo. Porém, muitos líderes se esquecem ou ignoram o fator tempo no planejamento da gestão. Utilize uma agenda, eletrônica ou não, para organizar as tarefas diárias em lista. Se ficar extensa, avalie as prioridades e adie o que não for urgente. Libere um tempo extra (uma hora no mínimo) do seu dia para se atualizar quanto às normas contábeis vigentes. Agora, você poderá concluir todas as atividades sem esforço, dormir tranquilo e acordar no dia seguinte sabendo exatamente tudo o que irá fazer.

2. Otimize seu período de descanso quando for necessário

O descanso é muito importante para o gestor de contabilidade, uma vez que suas atividades exigem um alto nível de atenção. No entanto, se você não planejar essas pausas, talvez não consiga otimizar o seu tempo. Procure aproveitar os períodos de descanso, quando estiver com a agenda muito extensa, para ler notícias ou assistir algum curso na internet, sem comprometer a sua produtividade. Quando isso se adequar melhor a sua rotina planejada, verá que em alguns dias as atividades serão finalizadas antes do previsto.

3. Organize as tarefas por prioridades e tempo

O aumento da produtividade e da qualidade nos serviços prestados pelos escritórios contábeis está totalmente ligado a organização das tarefas. Provavelmente você já saiba disso, então pratique. Vá além das anotações das tarefas diárias na agenda e classifique-as com o nível de urgência e o tempo médio necessário para realizá-las. Dessa forma, você saberá exatamente quais poderão ser atendidas no dia e melhorar a sua produtividade.

4. Delegue tarefas com inteligência

Avalie todas as tarefas de sua responsabilidade e descubram quais podem ser delegadas para aliviar a sua agenda. Muitos gestores não gostam de delegar tarefas, mas isso é necessário em tempos de mudanças tão rápidas. Para ajudar, você pode verificar quais as habilidades e qualificações de cada contador para direcionar as tarefas certas para os profissionais mais adequados. Veja a produtividade melhorar e o seu tempo disponível aumentar.

5. Adote a tecnologia para ganhar tempo

Hoje, é possível automatizar muitas tarefas de contabilidade graças aos sistemas de gestão. Pesquise por softwares que permitam isso e considere a automatização das tarefas para reduzir o índice de falhas humanas e ter mais tempo para se atualizar. Nesse caso, a terceirização de certas tarefas também deve ser levada em consideração. Muitas vezes, isso pode aumentar a eficiência dos serviços prestados e reduzir os custos operacionais.

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