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4 razões pelas quais os escritórios contábeis se deparam com retrabalho

Em qualquer empresa, de qualquer porte ou segmento, a forma com que os processos são geridos está diretamente ligada à rentabilidade. No entanto, um gargalo identificado com frequência é a ocorrência de retrabalhos que geram perda de tempo e, consequentemente, de dinheiro. Para os escritórios de contabilidade não é diferente. Os retrabalhos aparecem por diversas razões, comprometendo a competitividade e dificultando o relacionamento com os clientes.

Quais os motivos pelos quais empresas contábeis precisam refazer tantas vezes o próprio trabalho? Listamos algumas razões para a recorrência do retrabalho e algumas dicas para prevenir ou reorganizar os processos a fim de evitá-lo. Veja:

1 – Má organização da documentação

A papelada é tamanha que, muitas vezes, fica fácil se perder e acabar enviando documentos errados para o cliente. Também com os documentos eletrônicos o extravio ou a seleção por engano podem causar retrabalho. No caso do digital, o preenchimento dos dados cadastrais de forma incorreta pode resultar em inúmeros erros durante a prestação dos serviços e envio de documentos.

É, portanto, essencial que a gestão da documentação seja feita de forma profissionalizada, tanto no que diz respeito aos arquivos impressos quanto aos eletrônicos. Para tal, padronize a nomeação dos arquivos, crie ordens alfabéticas, separe por perfis de clientes (segmentos de atuação, porte, faturamento, tipos de serviços prestados) e cobre da equipe o cumprimento da padronização.

2 – Dificuldades na comunicação com o cliente

Muitas vezes, gastar uns minutos a mais explicando com mais detalhes para o cliente – que não é especialista no mercado contábil e, portanto, não tem obrigação de ter os mesmos conhecimentos que o pessoal do escritório – pode ser determinante para evitar retrabalhos.

O vai e vem de e-mails com dúvidas ou a não entrega de documentos nos prazos é muito pior do que separar uns minutos para “traduzir” em uma linguagem que o cliente entenda.

3 – Comunicação interna deficiente

Às vezes, o retrabalho nem acontece por conta de erros. É comum que, por falta de uma boa comunicação entre as equipes, vários profissionais acabem se dedicando a uma mesma tarefa para um mesmo cliente.

É necessário que todos os profissionais do escritório estejam por dentro dos projetos, conheçam exatamente em que momento devem dar sua contribuição num serviço para evitar o retrabalho. E isso só se consegue com uma boa comunicação.

4 – Má gestão do tempo

Quando o escritório trabalha com sistemas de gestão contábil, é muito comum que surjam retrabalho devido a comandos aplicados de forma errada. Em muitos casos, um dado digitado incorretamente inviabiliza todo o serviço. A sobrecarga de trabalho dos contadores é, muitas vezes, a causa destes erros.

É muito importante que os gestores de equipes dentro dos escritórios contábeis tenham total controle das atividades e que saibam delegá-las de uma maneira assertiva, para não sobrecarregar os profissionais e também garantir que os prazos sejam cumpridos. A ideia é sempre finalizar os serviços antes do prazo final para ter tempo de fazer uma boa revisão antes de enviar a documentação ao cliente ou aos órgãos competentes.

ISO 9001 para diminuir retrabalho

Seu escritório contábil enfrenta algum destes gargalos?

Melhorar a capacidade de fornecer serviços de forma coerente e repetitiva é um desafio para as empresas contábeis. Aqui na Templum, aconselhamos a implementação da ISO 9001 que, dentre outros benefícios, oferece mais recursos para enfrentar a concorrência, entender e satisfazer clientes, aumentar a performance da operação, reduzir custos com erros e aumentar o lucro.

A ISO 9001 é um conjunto de normas técnicas utilizada para estabelecer a gestão da qualidade. Um roteiro que ajuda o escritório a analisar e aprimorar todas as suas atividades. Ela traz melhorias na eficiência dos processos, o que motiva mais a equipe e evita estes quatro gargalos citados acima. Assim, o retrabalho deixa de ser rotina e as melhorias se tornam contínuas e recorrentes.

Quais outras razões você que conhece que podem gerar retrabalho nos escritórios contábeis? Entre em contato e veja como implementar a ISO 9001 e melhorar a eficiência do seu escritório contábil. Deixe um comentário!

7 respostas
    • guilherme
      guilherme says:

      Obrigado Ricardo pelo feedback, se preferir um de nossos especialistas pode entrar em contato para lhe ajudar na prática.

      Só me diga qual melhor dia e horário ok!

      Grande abraço.

      Responder
    • guilherme
      guilherme says:

      Olá Ruberlei, faz muito sentido o que você acrescentou como gargalo. Pela nossa experiência em padronização de processos, essas dicas serão mais eficazes se caminhar junto com uma boa estratégia de gestão por competência e treinamentos.

      Grande abraço!

      Responder
  1. Viviane Felipe
    Viviane Felipe says:

    Aqui no nosso escritório o maior causador de retrabalho, são os clientes, as vezes por falta de pagamento de alguns impostos nas datas corretas ou falta de documentações.Estes tem sido os nossos gargalos.

    Um grande abraço!

    Responder
  2. Marileyde
    Marileyde says:

    Em nossa empresa o maior causador de retrabalho, são os clientes, que por falta de pagamento de alguns impostos nas datas corretas, solicitam que sejam os impostos recalculados, uma, duas até mais vezes. E também pela falta de envio da documentação para a contabilidade e arquivo, que é uma rotina a mais fazer as cobranças mensalmente. E aí não temos como não atendê-los…….

    Um grande abraço!

    Responder

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